Configuración de su primer Square POS: una guía para principiantes

Acabas de comprar tu primer dispositivo Square. La caja está en tu mostrador. Estás a pocas horas de aceptar tu primer pago con tarjeta, y tu único objetivo ahora mismo es ponerte en marcha sin que nada salga mal.

Esta guía te explica exactamente qué hacer desde el momento en que abres la caja hasta el momento en que realizas tu primera venta. Está escrita para vendedores que usan Square por primera vez, sin importar qué dispositivo hayas comprado. Destacaremos las diferencias donde sean importantes.

Antes de abrir la caja

Tómate cinco minutos para hacer estas tres cosas primero. Te ahorrarán dolores de cabeza más adelante.

Decide quién es el propietario de la cuenta de Square. Quien crea la cuenta se convierte en el propietario legal de todos los datos de ventas, la banca y los pagos. Para la mayoría de las pequeñas empresas, este es el propietario. Para equipos más grandes, es quien maneja las finanzas. La persona que cree la cuenta debe tener acceso a tu correo electrónico comercial, teléfono comercial e información de la cuenta bancaria.

Ten lista la información de tu negocio. Necesitarás tu nombre legal comercial, EIN (o SSN si eres propietario único), dirección comercial, teléfono comercial, correo electrónico comercial y detalles de la cuenta bancaria para los depósitos. Si aún no tienes un EIN y operas como propietario único, tu SSN funciona bien.

Asegúrate de que tu Wi-Fi sea sólido. Casi todos los problemas de configuración de Square se remontan a problemas de Wi-Fi. Prueba tu conexión en el lugar donde estará el dispositivo. Si las barras de señal son débiles allí, arréglalo antes de empezar. Una red de malla o un extensor de Wi-Fi se paga solo la primera vez que te salva de un pago bloqueado durante una hora punta.

Paso 1: Crea tu cuenta de Square

Ve a squareup.com en un ordenador o teléfono y haz clic en Empezar. El registro te guía a través de:

Correo electrónico y contraseña
Nombre y tipo de negocio
Industria (restaurantes, minoristas, servicios, etc.)
Volumen de ventas anual estimado
Dónde venderás (en persona, en línea, ambos)
Cuenta bancaria para depósitos

Square utiliza tu selección de industria para recomendar el software adecuado (Square para Restaurantes, Square para Minoristas, etc.). Puedes cambiar esto más tarde, así que no te obsesiones con ello.

La verificación de la cuenta bancaria suele tardar de uno a dos días hábiles. Puedes empezar a aceptar pagos de inmediato, pero los fondos no se transferirán a tu banco hasta que la verificación se complete.

Paso 2: Abre la caja

Dentro, dependiendo del dispositivo que hayas comprado, encontrarás:

Lector Square para pagos sin contacto y con chip: el lector en sí y un cable de carga USB-C.

Square Handheld: el dispositivo, cable de alimentación y adaptador de corriente.

Square Terminal: el dispositivo, cable adaptador de corriente, adaptador de corriente y un rollo de papel para recibos.

Square Stand: el soporte, concentrador USB con tres puertos USB-A, cable adaptador de corriente, adaptador de corriente, soporte para taladro, soporte adhesivo y un adaptador para iPad para modelos Air o Pro.

Square Kiosk: el dispositivo, concentrador USB, adaptador de corriente, soportes de montaje (en pared angulados y planos), broca para paneles de yeso, punta de destornillador, tornillos de pared, anclajes, tornillos VESA, tornillo de seguridad y un adaptador para iPad.

Square Register: la pantalla del vendedor, la pantalla del cliente, el cable de la pantalla del cliente, el adaptador de corriente, el concentrador y la placa de montaje con tornillos.

Coloca todo antes de enchufar algo. Haz un inventario rápido para asegurarte de que no falta nada.

Paso 3: Carga o enchufa tu dispositivo

La mayoría de los equipos de Square se envían parcialmente cargados, pero no completamente. Enchúfalo y déjalo cargar mientras continúas con la configuración.

Dispositivos con batería (Lector, Handheld, Terminal): conéctalos a la corriente y déjalos cargar durante al menos 30 minutos antes de desenchufarlos.

Dispositivos siempre enchufados (Register, Stand, Kiosk): conéctalos a una fuente de alimentación estable. Square Register específicamente debe permanecer siempre enchufado ya que no tiene batería interna.

Si compraste Square Stand o Square Kiosk, también necesitarás un iPad compatible con USB-C. Asegúrate de que el iPad tenga la última versión de iPadOS antes de continuar.

Paso 4: Conéctate a Wi-Fi

Enciende tu dispositivo y sigue las instrucciones en pantalla para conectarte a tu red Wi-Fi.

Square recomienda una conexión de al menos 25 Mbps de descarga y 3 Mbps de subida para un funcionamiento fluido. Si tus velocidades son inferiores, tu dispositivo funcionará, pero las transacciones pueden sentirse lentas.

Para Square Stand y Kiosk, el iPad maneja el Wi-Fi. Para Reader, tu teléfono o tableta emparejado maneja el Wi-Fi. Todo lo demás utiliza su propio Wi-Fi incorporado.

Si tienes una opción de internet de respaldo (punto de acceso móvil, ethernet a través de un concentrador de accesorios, red Wi-Fi secundaria), configúrala ahora también. Los pocos minutos que dediques ahora te salvarán de un momento de pánico dentro de seis meses cuando tu internet principal se caiga durante un turno ajetreado.

Paso 5: Inicia sesión y empareja tu dispositivo

En la pantalla del dispositivo, inicia sesión con la cuenta de Square que creaste en el Paso 1. Square puede enviar un código de confirmación a tu correo electrónico o teléfono para verificar que el dispositivo es tuyo.

Para Square Stand, Kiosk y Reader, primero descargarás la aplicación Square Point of Sale en tu iPad o teléfono, y luego iniciarás sesión allí. El hardware se empareja automáticamente una vez que has iniciado sesión en la aplicación.

Para Handheld, Terminal y Register, el inicio de sesión se realiza directamente en el dispositivo.

Este paso suele tardar menos de cinco minutos. Si se detiene, lo más probable es que el culpable sea tu Wi-Fi.

Paso 6: Construye tu biblioteca de artículos

Este es el paso que la mayoría de los nuevos vendedores subestiman. Tu biblioteca de artículos es lo que hace que el pago sea rápido. Sin ella, tu equipo tendrá que introducir cantidades personalizadas en cada transacción, lo que ralentiza todo y hace que los informes sean inútiles.

No necesitas introducir todos los productos el primer día. Empieza con tus 20 artículos principales, los que vendes con más frecuencia. Puedes añadir más a medida que avanzas.

Para cada artículo, introduce:

Nombre del artículo
Precio
Categoría (bebidas, alimentos, servicios, etc.)
Configuración de impuestos (sujeto a impuestos o no)
SKU o código de barras (si escaneas)
Foto (opcional pero útil para menús visuales)

Puedes hacer esto desde el Panel de control de Square en un ordenador, lo cual es drásticamente más rápido que escribir en una pantalla táctil. La importación masiva a través de una hoja de cálculo también es una opción para negocios con cientos de artículos.

Paso 7: Configura los impuestos

El impuesto sobre las ventas en EE. UU. varía según el estado y, a menudo, según la ciudad o el condado. Square maneja el cálculo de impuestos automáticamente una vez que le indicas la dirección de tu negocio y la tasa de impuestos.

Ve a Configuración, luego a Impuestos, en tu Panel de Control de Square. Ingresa tu tasa de impuesto sobre las ventas local. Si vendes en múltiples ubicaciones o en línea a otros estados, es posible que debas configurar tasas adicionales.

Si no estás seguro de cuál es tu tasa de impuestos, consulta con el departamento de ingresos de tu estado o con tu contador. Si esto sale mal el primer día, significará corregir recibos manualmente más tarde, lo cual no es divertido.

Paso 8: Realiza una transacción de prueba

Antes de tu primer cliente real, realiza una transacción de prueba con tu propia tarjeta o la de un miembro del equipo. Cobra una pequeña cantidad, como $1 o $5.

Esto confirma:

El lector de tarjetas funciona
La transacción se procesa con éxito
El recibo se imprime o se envía correctamente
La venta aparece en tu panel de control
Los fondos se transferirán a tu cuenta bancaria

Si algo falla, este es el momento de descubrirlo, no cuando un cliente que paga está frente a ti. Después de que la transacción de prueba sea exitosa, hazte un reembolso.

Paso 9: Configura los recibos

Configura la información de tu negocio para que los recibos se vean profesionales:

Nombre del negocio (como quieres que aparezca)
Dirección del negocio
Número de teléfono
Logotipo (carga desde Configuración, luego Recibos)
Texto de la política de devolución
Mensaje personalizado en la parte inferior (agradecimiento, redes sociales, etc.)

Esto toma diez minutos y aumenta drásticamente la probabilidad de que los clientes recuerden el nombre de tu negocio.

Paso 10: Añade miembros del equipo

Si alguien más va a usar el dispositivo, agrégalo como miembro del equipo en el Panel de Control de Square. Square admite diferentes niveles de permisos:

Los propietarios de la cuenta ven todo y pueden cambiar todo.

Los gerentes ven la mayoría de las cosas y pueden administrar al personal, pero no pueden cambiar la banca ni cerrar la cuenta.

Los miembros del equipo pueden aceptar pagos, procesar reembolsos (si se les concede) y ver sus propias ventas, pero no pueden ver las finanzas generales.

Cada miembro del equipo obtiene su propio inicio de sesión, lo que te permite rastrear quién realizó cada venta. Esto se vuelve esencial la primera vez que necesitas conciliar una discrepancia.

Qué hacer en tu primera semana

Después de tu primer día, dedica unos minutos cada noche a revisar:

Resumen de ventas diarias. Identifica cualquier patrón o transacción inusual de forma temprana.

Niveles de inventario. Si estás haciendo un seguimiento del inventario, asegúrate de que los recuentos sean precisos.

Transacciones fallidas. Square registra cada intento de pago fallido. Un aumento en los fallos suele significar un problema de conexión que vale la pena investigar.

Depósitos bancarios. Confirma que el dinero llega a tu cuenta bancaria según el cronograma que te indicó Square.

Al final de la primera semana, deberías tener un ritmo limpio. Al final del primer mes, te preguntarás cómo manejaste tu negocio sin él.

Errores comunes del primer día a evitar

Algunas cosas que hacen tropezar a los nuevos vendedores:

Saltarse la transacción de prueba. No lo hagas. Todos los dispositivos funcionan en la sala de exposición y fallan en el área de ventas. Prueba antes de salir en vivo.

Ignorar la biblioteca de artículos. La entrada manual de montos está bien para un cliente. Para la transacción número 50, tu equipo estará exhausto y tus informes serán inútiles.

Configurar impuestos más tarde. Parece algo pequeño el primer día, pero se convierte en horas de limpieza si no lo haces bien de inmediato.

No conectar tu cuenta bancaria. Square retiene tus fondos hasta que se verifique tu cuenta bancaria. Asegúrate de que se complete en los primeros días.

Olvidar cargar tu dispositivo la noche anterior. Esto parece obvio hasta que lo olvidas y el dispositivo muere durante la hora punta de apertura.

¿Necesitas ayuda?

Configurar Square es realmente sencillo, pero cada negocio tiene sus pequeñas particularidades. Si compraste tu hardware en Guardian Payment Services y te encuentras con algún problema, nuestro equipo de Waco está aquí para ayudarte. Hemos guiado a docenas de propietarios de negocios a través de su primer día con Square y la mayoría de los problemas se resuelven en cinco minutos.

Ponte en contacto con nuestro equipo y te guiaremos. Sin cargo, sin venta adicional, solo ayuda real de personas que conocen el hardware de Square de principio a fin.

Para más ayuda en la elección o expansión de tu configuración, explora nuestras colecciones de Square Handheld, Square Terminal, Square Stand, Square Register, Square Kiosk y Square Reader.